Nhiều nhà kinh doanh, chủ khách sạn sau khi tìm hiểu về quản lý khách sạn đã đặt ra câu hỏi rằng: “Liệu phần mềm quản lý resort – khách sạn có thực sự hiệu quả không?”. Câu trả lời là có. Bởi thực sự thì hơn 80% các khách sạn đã chọn sử dụng các phần mềm này đều mong muốn được nâng cấp thêm phần mềm để mở rộng quản lý, mở rộng mô hình kinh doanh hiện tại. Và theo khảo sát, có tới hơn 90% các khách sạn sử dụng công cụ quản lý khách sạn có doanh thu tăng đều theo các thời kỳ. Chỉ một số rất ít là chưa hiệu quả bởi các lí do như: chưa thực sự sử dụng phần mềm tốt, cơ sở vật chất khách sạn chưa đáp ứng nhu cầu khách hàng…

Thực tế, việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn mang lại rất nhiều lợi ích cho khách sạn từ doanh thu, quản lý, thời gian, nhân lực như:

• Tiết kiệm số lượng lớn thời gian trong thời gian dài liên tục và chi phí quản lý
• Tăng doanh thu đều cho khách sạn
• Các thủ tục, dịch vụ tại khách sạn được phục vụ nhanh chóng
• Báo cáo đầy đủ, tránh rủi ro…
• Quản lý sơ đồ khách sạn hiệu quả

Ngoài ra, còn rất nhiều các tiện ích khác mà công cụ quản lý khách sạn – condotel mang lại. Hãy tiếp tục theo dõi phần dưới đây để tìm hiểu sâu hơn các lợi ích mà sử dụng phần mềm quản lý hotel này mang lại.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý hotel – hostel – resort

1. Dễ dàng kiểm soát, quản lý và tiết kiệm thời gian:

Số lượng thông tin khách hàng check-in, check-out hay các công việc dịch vụ mỗi ngày đối với mỗi khách sạn rất nhiều, việc tạo lập báo cáo mỗi ngày thủ công cũng đủ khiến các nhân viên hay quản lý mệt mỏi. Hơn nữa, công đoạn tổng hợp thủ công này rất dễ xảy ra sai sót số liệu. Với phần mềm quản lý hotel và hostel, mọi số liệu nhập, xuất sẽ được lưu ngay tại cổng máy chủ và tự động tạo báo cáo mỗi hóa đơn hoặc theo giờ – buổi – ngày để bạn dễ dàng tổng hợp và kiểm soát rất hiệu quả, đơn giản.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian làm việc ở nhiều mảng. Ví dụ ở mảng dọn vệ sinh phòng – mảng rất quan trọng và bắt buộc bởi khách hàng chắc chắn sẽ muốn phòng ốc được sạch tinh như mới. Tuy nhiên theo một khảo sát thì các nhân viên mất tới 15% thời gian để tìm phòng dọn. Với phần mềm quản lý, thao tác tìm phòng và ghép nhân viên dọn dẹp sẽ được diễn ra ngay trên hệ thống và báo trực tiếp cho nhân viên, họ chỉ cần tới thẳng phòng thông báo và làm việc. Tiết kiệm thời gian cũng chính là tiết  kiệm công sức làm việc của các nhân viên.

2. Giảm rủi ro cho doanh nghiệp

Giảm rủi ro là một trong những điểm cộng rất lớn của phần mềm khách sạn bởi trong kinh doanh ai cũng lo vấn đề rủi ro, thất thoát – nhất là ngành dịch vụ. Rủi ro thất thoát là bài toán khá đau đầu dành cho các nhà kinh doanh. Tuy nhiên, với công cụ quản lý khách sạn, ngoài việc thủ tục check-in, check-out nhanh chóng thì việc kết nối sử dụng khóa từ của phòng cũng rất thuận tiện. Chức năng hoạt động của khóa từ là nếu bạn không có mã phòng đã nhận khi check in và nhập khóa từ thì bạn sẽ không thể vào phòng. Mỗi khách tới nhận phòng sẽ được tạo mã khóa mới. Điều này khiến cho hiện tượng mất đồ, thất thoát, trộm cắp… được giảm thiểu tối đa. Khách hàng cũng sẽ yên tâm hơn về việc nhân viên không làm đúng giá phòng hoặc sợ mất mát đồ đạc. Nhân viên cũng sẽ đỡ đi một bước trong quản lý an ninh khách sạn.

3. Đẩy mạnh khả năng cạnh tranh

Khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp với nhiều tính năng tiện lợi như vậy thì khách sạn của bạn đương nhiên sẽ được khách hàng chú tâm và chọn lựa nhiều hơn. Một so sánh đơn giản là chắc chắn khách hàng sẽ chọn lựa một khách sạn có check-in bằng phần mềm nhanh chóng hơn là chọn một nơi phải ghi chép, kí tên, làm giấy tờ thủ tục mất cả nửa tiếng trước khi nhận phòng. Bởi tâm lí người đi thuê phòng homestay luôn là sau một hành trình trên xe mệt mỏi, họ chỉ muốn nhanh chóng được nhận phòng và nghỉ ngơi. Do đó, nếu khách sạn của bạn có sử dụng phần mềm quản lý, đương nhiên sẽ tạo ra sức cạnh tranh lớn hơn với các khách sạn chưa sử dụng.

4. Doanh thu tăng mạnh với phần mềm quản lý khách sạn – resort

Việc tiện lợi trong công tác phục vụ khách hàng cũng như kiểm soát các mảng an ninh, dịch vụ, vệ sinh, phòng ốc, check-in, check-out,… sẽ giúp khách sạn của bạn thu hút được nhiều khách hàng hơn. Bởi thời gian giao dịch các dịch vụ thu hẹp lại, giúp khách sạn phục vụ được nhiều khách hàng hơn. Nhờ đó mà lượng doanh thu cũng sẽ được nâng cao đáng kể theo từng thời kì.

5. Phần mềm quản lý khách sạn giúp giảm chi phí nhân sự giúp tăng doanh thu

Nếu không có ứng dụng công nghệ phần mềm trong quản lý, ắt hẳn khách sạn sẽ phải thuê thêm một lượng kha khá nhân sự cho các bộ phận từ bảo vệ, lễ tân, trưởng quầy, vệ sinh, an ninh hay quản lý các mảng phòng ban. Lí do là nếu không có phần mềm quản lý khách sạn, mọi thao tác mà bạn cần xử lí đều sẽ được làm thủ công, ghi chép từ người này chuyền sang người kia. Mà khối lượng công việc nhiều nên bắt buộc bạn cần có nhiều nhân sự hơn. Do đó, việc tích hợp công cụ quản lý khách sạn giúp bạn cắt giảm được kha khá nhân sự và tiết kiệm được một khoản dành cho việc chi trả nhân viên.

6. Hỗ trợ quản lý khách sạn, hotel từ xa hoặc trên thiết bị di động

Bạn muốn quản lý sát sao khách sạn của mình. Tuy nhiên, bạn không thể lúc nào cũng 24/24 ở khách sạn và tổng hợp các báo cáo để theo dõi được nhưng lại muốn đảm bảo kinh doanh vẫn diễn ra suôn sẻ. Với phần mềm quản lý khách sạn, bạn vẫn có thể theo dõi, kiểm soát công việc ngay cả khi đang đi công tác hay đi nghỉ dưỡng cùng gia đình. Phần mềm có cho phép quản lý từ xa sẽ giúp bạn ở công đoạn này. Tất cả những gì bạn cần làm là có một thiết bị thông minh (laptop, ipad, smartphone, tablet…) và kết nối được internet. Quá tiện dụng phải không!

Phần mềm quản lý khách sạn GoHotel hoàn toàn có thể đáp ứng được các tiêu chí của chủ doanh nghiệp trong thời buổi kinh tế hiện nay, vừa giúp tối ưu chi phí vận hành vừa hỗ trợ thêm nhiều công cụ đắc lực để thu hút khách hàng mới, chăm sóc khách hàng cũ, tăng sự quan tâm của khách hàng đối với khách sạn của mình. Và cả khi ngành du lịch khách sạn phát triển theo xu hướng Chuyển đổi số thì PMS vẫn đóng vai trò quan trọng không thể thiếu, PMS chính là phần quan trọng để tạo nên một nền tảng lớn mạnh. Nhìn chung, PMS là công cụ đắc lực giúp cho cơ sở lưu trú vận hành một cách chuyên nghiệp và hiệu quả nhất. Đã đến lúc để các doanh nghiệp du lịch cải tiến để không bị tụt hậu trước những thách thức mới của Cách mạng Công nghiệp 4.0.